Від організації відряджень до логістики і закупівель: історії колег зі служби підтримки адміністративної інфраструктури

Служба підтримки адміністративної інфраструктури Кернел підтримує стабільну роботу офісів і комфорт команд у різних регіонах. Від організації робочих просторів і логістики до оперативного вирішення десятків запитів — команда готова вирішити все. Ми поспілкувалися з колегами — офіс-менеджеркою Юлією Каушнян та керівницею відділу адміністративної підтримки персоналу Юлією Коваленко. Розпитали про їхні задачі, щоденні виклики та досвід роботи в команді.

Юлія Каушнян, офіс-менеджерка

Юліє, як давно ви в команді Кернел? Як проходить адаптація?

1 травня у мене був перший робочий день, тож у команді я майже місяць. Адаптація проходить комфортно, колеги підтримують, допомагають розібратися з новими задачами, тому в роботу вдалося включитися досить швидко.

Чому, на вашу думку, робота адміністративної команди важлива для всієї компанії?

Кожен відділ у компанії виконує свою важливу функцію, а наше завдання — підтримувати роботу команд і допомагати їм не відволікатися на організаційні моменти. Ми швидко реагуємо на запити, допомагаємо розв’язувати різні питання, щоб людям було комфортно працювати й вони могли зосередитися на своїх основних задачах.

Можете навести приклад такої підтримки?

Наприклад, у колег був терміновий запит: потрібно було дуже швидко підготувати та прошити документи для підписання. Я одразу підхопила це питання, допомогла зі скануванням, підготовкою документів, і все вдалося вирішити буквально за кілька хвилин. Це невеликий приклад, але саме такі швидкі реакції часто дуже допомагають командам.

Яка задача за цей час стала для вас найцікавішою?

Для мене новим і водночас дуже цікавим досвідом стала організація закордонного відрядження для колеги. Спочатку це було трохи хвилююче, адже раніше я з таким не працювала. Але завдяки підтримці команди все вдалося, і це стало для мене маленьким професійним досягненням.

Що вас сьогодні найбільше мотивує у роботі?

Мені дуже імпонує підхід компанії: прозорість, чесність, соціальна відповідальність. Особливо цінно, що в Кернел створюють умови для розвитку людей. Відчувається, що компанія зацікавлена в тому, щоб співробітники зростали професійно саме всередині компанії. Також мотивує масштаб компанії та її відкритість до змін і нових технологій. Це дає відчуття розвитку й перспектив.

Чому ви обрали саме напрям адміністративної інфраструктури?

У мене вже був досвід у цій сфері, і мені подобається динаміка такої роботи. Тут багато різнопланових задач, постійна комунікація, нові запити — мені комфортно в такому ритмі. І ще важливо, що своєю роботою ми підтримуємо всі команди компанії.

Що вас приємно здивувало після приходу в Кернел?

Мені дуже сподобалося, наскільки тут дбають про людей і комфорт команди. Відчувається, що компанії важливо створити хороші умови для роботи співробітників, і це проявляється навіть у дрібницях. У мене після першого місяця роботи залишилися лише хороші враження.

Яка головна суперсила вашої команди?

Швидке реагування. Якщо виникає якесь питання чи терміновий запит, команда дуже швидко включається в процес і допомагає знайти рішення.

Юлія Коваленко, керівниця відділу адміністративної підтримки персоналу

Юліє, скільки років ви в компанії та на посаді?

Я в Кернел вже майже 13 років. Як керівник відділу адміністративної підтримки персоналу працюю з 2019 року, тобто 7 років.

Як би ви описали роль вашого відділу у компанії?

Ми своєрідна невидима система, яка підтримує операційну частину бізнесу. Наша задача — щоб усе працювало без збоїв: офіси, процеси, запити, логістика, закупівлі. Зовні це може виглядати просто, але насправді це постійна координація великої кількості процесів одночасно.

Що входить у вашу роботу, про що більшість співробітників навіть не задумується?

Дуже багато речей відбуваються за кадром. Наприклад, координація внутрішніх процесів компанії, забезпечення життєдіяльності офісів, підтримка подій в офісі (свята, корпоративні ініціативи, активності для команди), організація відряджень і логістики, моніторинг цін і пошук найкращих рішень для компанії, взаємодія з командами по крос-функціональним задачам. Часто люди просто не бачать, скільки координації стоїть за цим.

Який процес найскладніше організувати у вашій роботі?

Найскладніше — одночасно утримувати три речі:

• системність;
• швидкість реакції;
• якісний сервіс для внутрішнього клієнта.

Щодня у кожного учасника нашої команди може бути близько 30 різних запитів, які стосуються абсолютно різних напрямків. І все це відбувається паралельно. Найбільший виклик — постійне перемикання між задачами.

Як ви справляєтесь із багатозадачністю?

Допомагає пріоритизація та системний підхід. До прикладу, використовуємо принципи матриці Ейзенхауера — розділення задач за терміновістю та важливістю. У нас постійна робота з увагою та швидким перемиканням між контекстами, а це допомагає правильно розставляти пріоритети, не втрачати фокус і працювати в багатозадачному середовищі. Водночас для мене важливо, щоб робочі процеси залишались спокійними та контрольованими. Навіть у ситуаціях, коли багато терміновості, намагаємось зберігати системність, не створювати зайвого напруження в команді та не працювати в режимі постійного авралу. Коли процеси вибудувані правильно, більшість задач можна вирішувати швидко, але без хаосу й поспіху.

Як змінилася робота після початку повномасштабної війни?

Основний наш фокус — люди. Команда стала головним пріоритетом, і акцент змістився на підтримку життєстійкості співробітників, запобігання вигоранню, гнучкість у графіках і форматах роботи. Також люди в команді стали більш взаємозамінними, універсальними, менше жорстких зон відповідальності, більше командної гнучкості. Це дозволяє підтримувати безперервність процесів навіть за відсутності окремих співробітників.

Що допомогло побудувати таку командну взаємодію?

Комунікація і постійний контакт. Навіть короткі регулярні розмови допомагають відчувати стан команди, вчасно помічати втому або вигорання. Важливо не тільки керувати процесами, а й розуміти людей емоційно.

Як ви відновлюєте власний ресурс?

Найбільше енергії дає відчуття результату роботи команди, розуміння, що система працює.

Поза роботою ресурс дає час із сином та його спортивними захопленнями  Майже щовихідних ми відвідуємо  футбольні матчі, я вболіваю, хвилююсь (не без цього), спостерігаю за успіхами команди. Також важливою частиною мого відновлення є заняття танцями та активністю, які допомагають емоційно перезавантажитися, переключити увагу й відновити баланс після насичених робочих днів.

Як описати роботу адміністративної інфраструктури одним реченням?

Це невидима, але критично важлива система, яка щодня тримає бізнес у русі, забезпечуючи стабільність, швидкість і комфорт роботи всередині компанії.