Три, два, один, пуск! Департамент персоналу і Відділ ІТ проектів напрямку організаційного розвитку та HR може зараз почувати себе службою запуску ракет в NASA або SpaceX. Вони кардинально змінили підхід для надання сервісу з інформаційної підтримки співробітникам компанії. Відтепер працівники підприємств Дивізіону виробничих активів, які не мають облікових записів для роботи за комп’ютером, можуть замовити необхідну довідку або розрахунковий лист кількома дотиками до екрану.
Сучасні, функціональні, інтерактивні, сенсорні і з інтуїтивно зрозумілим меню. Ні, це не презентація нового iPhone 12. Це лише коротка характеристика інфокіосків, які вже з’являються на олійноекстракційних заводах, елеваторах і терміналах компанії. Проектній команді протягом декількох місяців вдалося реалізувати і масштабувати ідею створення сервісу, за допомогою якого співробітники виробничих професій можуть отримувати ключову інформацію про зміни в компанії, відслідковувати нарахування власної заробітної плати чи замовляти необхідні довідки в кілька кліків і без потреби у доступі до робочого комп’ютера.
«Кернел активно діджиталізує всі можливі процеси. В тому числі HR напрямок. Після впровадження автоматизованих сервісів для персоналу на внутрішньому порталі, ми почали працювати над тим, щоб подібні можливості мали всі колеги. Насамперед ті, кому для щоденної роботи не потрібно користуватися комп’ютером чи створювати індивідуальний обліковий запис, – зазначає Наталія Кульчицька, Керівник департаменту персоналу. – Так розпочався проект цифрової HR-трансформації, результатом якого стало встановлення інформаційних кіосків на заводах та виробничих активах компанії. Для нас важливо, щоб цей проект вплинув на зручність та ефективність процесів, надав можливість використовувати кіоск як онлайн-канал для комунікації та дистанційного навчання, а також підвищив навички використання комп’ютерів працівниками для виробничих процесів».
«Ми цілком поділяємо принципи UNIC і пишаємось тим, що приєдналися до цієї організації. Це – відмінна платформа для просування ідеї відповідального бізнесу та впровадження стандартів доброчесності, задекларованих світовими практиками. Беручи активну участь в діяльності та популяризації принципів Мережі, бізнес отримує низку переваг: поліпшується ділова репутація, зростає конкурентоздатність, покращується якісний рівень відносин з партнерами, підтверджуються високі стандарти підприємницької діяльності. Ми прагнемо бути кращими у своїй справі, тому вступ до UNIC розглядаємо не як данину моді чи звичайну формальність, а як унікальну можливість вдосконалити свою діяльність в рамках добропорядності і чесності», – коментує Олена Дубовська.
Незважаючи на позитивні результати аудиту і тенденцію до зниження кількості зловживань у минулому маркетинговому році, в Кернел продовжують контролювати відносини як всередині Компанії, так і з контрагентами на предмет потенційних корупційних ризиків. Будь-який успіх – у системності.
Перший інфокіоск вже запрацював на Полтавському олійноекстракційному заводі. Наразі співробітникам доступні дві функції – «Мої нарахування» та «Замовлення довідки з місця роботи». У випадку з розрахунковим листом працівнику достатньо обрати необхідний період і інформація буде надана. Також можна вказати особисту електронну адресу, на яку надійде документ з даними про нарахування. Так само просто замовити й довідку з місця роботи із зазначенням заробітної плати або без фінансових розрахунків. Новація не тільки допомагає пришвидшити відповідні процеси, а й контролювати виконання заявок відповідальними співробітниками на кожному з етапів, а коли довідка буде готова, співробітник-замовник отримає SMS-підтвердження.
«Інтерфейс веб-додатку альтернативного кабінету максимально простий та зручний для користувачів. Немає зайвої інформації чи дій – усі потрібні функції доступні в один-два кліки. Наприклад, замовлення довідки займає не більше хвилини, враховуючи час на вхід до особистого кабінету, – розповідає Оксана Кроха, Бізнес-аналітик відділу ІТ проектів напрямку організаційного розвитку та HR. – З впровадженням цього продукту вдалося розпочати автоматизацію масштабного комплексу послуг, які надає відділ персоналу. Зараз ми працюємо над розширенням функціоналу інфокіосків».
«Ми приєдналися до проекту ще в момент проведення робочих зустрічей та обговорень. Далі разом з колегами тестували програму, презентували співробітникам нові можливості, які стануть їм доступними. Головне – пояснити, що немає нічого складного. Зараз можу підсумувати, що все було продумано до дрібниць, адже значних проблем у користувачів не виникало. Серед найбільших переваг проекту, безперечно, варто відзначити економію часу та економію ресурсів», – наголошує Алла Мартус, Менеджер з персоналу Полтавського ОЕЗ.
Дещо в іншому форматі проект втілюється в Департаменті зберігання. Замість інфокіосків на елеваторах створені окремі робочі місця, обладнані комп’ютером-моноблоком. Співробітник може скористатися ним, щоб увійти до свого особистого кабінету зі зручним і зрозумілим меню.
«Доступ до моноблоку працівники підприємства мають в зручний для них час. Спочатку персонал дещо хвилювався, проте після кількох кліків мишкою стає зрозумілою вся простота і доступність нового сервісу», – зазначає Олена Тривайло, Керівник відділу з обліку персоналу (Департамент зберігання).
Протягом січня інформаційним кіоском на Полтавському ОЕЗ та моноблоками на 13 елеваторах скористалося понад 300 співробітників. Значну підтримку у впровадженні проекту на місцях надали ІТ спеціалісти, зокрема Володимир Гарматюк, Провідний фахівець підтримки користувачів (Вікторівський елеватор) та Артем Парсегянц, Начальник відділу інформаційних технологій Полтавського ОЕЗ. У планах – розширення функціоналу системи та охоплення нових підприємств. Вже зараз ІТ команда Кернел спільно з Департаментом персоналу та розробниками працюють над можливістю дистанційного оформлення відпусток. Наразі система допомагає працівникам вирішувати персональні питання та підвищувати власні комп’ютерні компетенції, однак у перспективі вона стане ефективним каналом комунікації та дистанційного навчання співробітників, задіяних у виробничих процесах.
