Здобути знання одного разу й користуватися ними впродовж усього життя – заздалегідь програшна стратегія. Опанувати один-єдиний алгоритм роботи – замало. Щоб бути на хвилі, потрібно здійснити бути надпотужним у самовдосконаленні. Розвиток e-learning крізь призму внутрішньої експертизи став квантовим стрибком для Kernel. Варіантів створення онлайн-курсів на вузькоспеціалізовані теми два – автоматизація процесів або оптимізація функцій. Навчальний проєкт щоразу вдало доповнює цифровізацію бізнесу.
Кілька років тому, рухаючись у ногу з часом, компанія розпочала інтеграцію комплексних автоматизованих систем у цей сегмент бізнесу. Одне із нововведень – перехід олійноекстракційних заводів, елеваторів і терміналів на EAM-систему 1С:Підприємство. ТОІР «Управління ремонтами і обслуговуванням устаткування». Йдеться більше ніж про впровадження нового програмного продукту, адже диджиталізація передбачала не просто відмову від Excel, а й від значної частини паперової документації на користь електронного документообігу та цифрових підписів. Автоматизація значної частини процесів дозволила б створити об’єднаний центр з обліку товарів і основних засобів, спростивши робочі будні Служби бухгалтерського обліку.
Масштабність проєкту вимірювалася сотнями потенційних користувачів, а тому потребувала продуманого підходу до реалізації. Одразу після запуску системи розпочалася робота над створенням онлайн-курсу, спрямованого на полегшення процесу інтеграції продукту в повсякденні дії співробітників виробничих активів. Експертом виступив Андрій Пунтус, бізнес-аналітик відділу ІТ-проєктів виробничих активів, Служба розвитку ІТ систем Kernel.
За два тижні плідної роботи автору вдалося створити навчальний курс, який побачив світ і доповнив онлайн-бібліотеку внутрішнього порталу Kernel HUB влітку 2020 року. «Робота в програмі 1:С. ТОІР» гармонійно поєднує теоретичні та практичну частини. Курс містить текстову інструкцію, а також візуалізацію роботи з конкретними функціями програмного продукту, що супроводжується аудіорядом з поясненнями дій. Він доступний кожному співробітнику, тому дуже швидко набув популярності серед користувачів, надихнувши автора на роботу над другою частиною. Доповнення будуть стосуватися нових функцій і програмного вдосконалення існуючих.
За допомогою програми АСУБЗ проводяться усі фінансові операції в Дивізіоні виробничих активів, аналогічне призначення, тільки в Дивізіоні Агробізнес, має Агродата. Обидві програми базуються на платформі 1С:Підприємство, а ще – давно й активно використовуються співробітниками Фінансового департаменту. Тоді що стало передумовою створення електронних курсів? Централізація платіжної функції – Фабрика платежів. Обов’язки нового структурного підрозділу поступово оптимізувалися, розширюючи зони відповідальності співробітників Дивізіонів, які виступають у ролі ініціаторів платежів.
Варто зазначити, що більшість ініціаторів – люди, далекі від фінансової системи. У разі необхідності рахунки на оплату створюють механіки, інженери та інші фахівці, що працюють на заводах, елеваторах, терміналах компанії чи задіяні у агровиробництві. Раніше спеціалісти Фабрики платежів перевіряли правильність внесення реквізитів і їх відповідність контрагентам, тому ініціатори здебільшого покладалися на компетентність колег, не враховуючи серйозність створених власноруч документів. Через збільшення потоку платежів від проміжного контролю довелося відмовитися, а враховуючи відсоток відхилених банком оплат – задуматися.
Централізація однієї функції передбачає делегування повноважень іншим напрямкам, передачу контролю та посилення відповідальності на місцях. Але перед тим як вимагати від співробітників дотримання певної процедури, треба їх навчити. На певному етапі оптимізації ми зрозуміли, що настав час ділитися експертизою. Фабрика платежів щоденно працює в програмах АСУБЗ і Агродата, володіючи вузькопрофільними знаннями, які дозволяють максимально точно передати досвід. Ви не знайдете альтернативних курсів у мережі інтернет, адже додаткові модулі для платежів, як і навчальні матеріали, – ексклюзивна розробка професіоналів Kernel.
До розробки онлайн-курсу «АСУБЗ. Рахунок на оплату» долучилися зацікавлені співробітники. Анна Михайленко, фахівчиня відділу платежів і форекс-операцій (Фабрика платежів), зайнялася підготовкою чіткої інструкції, описуючи процес з позиції користувача.
Важливо зазначити, що спеціалісти Фабрики Платежів не є ініціаторами створення рахунків на оплату у системі АСУБЗ, тож я та мої колеги не маємо прав на створення таких документів на користь третіх осіб. Фабрика Платежів виступає в ролі погоджувача рахунків на оплату. Щоб зануритися в роль ініціатора, я отримала доступ до тестової бази АСУБЗ та пройшла шлях ініціатора від А до Я, щоб розібратися в нюансах системи та похибках ініціаторів. До прикладу, краще обирати отримувача грошових коштів використовуючи код ЄДРПОУ, а не вводячи перші літери назви контрагента. Він у підприємців та юридичних осіб унікальний, на відміну від великої кількості однофамільців у базі. Здається, усе просто, але АСУБЗ – специфічна вузькопрофільна система. Колеги мене навчали її основам близько двох тижнів, зараз процес розуміння системи та погодження вимірюється хвилинами.
Крім інструкції, освітній продукт містить відеозапис з реальними прикладами і технічним озвучуванням. Після завершення курсу користувачів очікує тестове завдання, спрямоване на оцінювання здобутих знань. Засвоїли інформацію? Добре! Погано орієнтуєтеся в матеріалі? Будь ласка, ще раз пройдіть електронний курс. Це – базова компетенція для ініціаторів, серед яких чимало нових фахівців. Тому інструкцію у форматі текстового документа Word підв’язали під створення кожного рахунку в АСУБЗ. Користувач повинен ознайомитися з рекомендаціями і тільки після цього приступати до роботи.
Ще однією співавторкою курсу стала Діана Денисенко, бізнес-аналітикиня проєктів фінансової функції (Служба управління ІТ-проєктами фінансової функції). По суті, експертка виконувала роль посередника між усіма зацікавленими сторонами, зберігаючи баланс у дотриманні технічних вимог і зрозумілому викладі матеріалу.
Фабрика платежів гарантує вчасне замовлення грошей і планову оплату рахунків, якщо вони створені правильно. Звичайно, патових ситуацій у нас не буває. На підприємствах закріплені відповідальні особи – фінансовий контролер та економіст. Документи із зауваженнями можна відправити на доопрацювання, кошти, спрямовані не на той рахунок, – повернути. Служби підтримки у цих питаннях завжди намагається йти на зустріч. Втім, ініціаторам варто пам’ятати, що наша задача – допомогти, а не надавати кожному покрокову інструкцію. Ви повинні опанувати її самостійно, щоб впорядкувати власні дії.
У співробітників Дивізіону Агробізнес співзвучний бізнес-сегменту програмний продукт – Агродата. Ідея створити курс про коректне внесення рахунків агропідприємств на оплату з’явилася в Олега Шевченка, фахівця відділу платежів і форекс-операцій (Фабрика платежів). Передусім навчання призначалося ініціаторам, зараз прокачати новий для себе скіл може кожен.
Раніше я оплачував рахунки в Агродаті, тому був максимально зацікавлений у правильності створених документів. Помилки траплялися різні, найчастіше – неправильне призначення платежу чи розрахунковий рахунок. Враховуючи, що раніше мені не доводилося стикатися з розробкою освітніх програм, розібрався з механікою і методологією досить швидко. Підготовка курсу тривала один день, якщо узагальнити приділений проєкту час. В пакет дистанційного навчання входить відеоурок, текстова інструкція та тести. Вважаю курс затребуваним, адже він досі продовжує приносити користь і підвищувати обізнаність співробітників.
Після запуску курсів минув рік. Кураторка обох навчальних проєктів Оксана Шапкіна поділилася, що спочатку кількість погрішностей при створенні рахунків була значущою. Фабрика платежів навіть періодично формувала звіти з типовими помилками і розсилала їх ініціаторам, бухгалтерам та керівникам підприємств, щоб привернути більше уваги до неточностей і попередити їх виникнення. Згодом щомісячні звіти стали одиничними, і це – найвищий показник цінності навчальних курсів.
«Як створити наряд-заявку у додатку МАГ» і «Закриття нарядів у додатку МАГ» – окремі навчальні курси, а ще – одні з перших в сегменті e-learning на порталі Kernel HUB. Цільова аудиторія обох проєктів – спеціалісти вузького профілю. Цікавими, корисними та необхідними за змістом і наповненням курси будуть виключно лінійним або провідним агрономам, оскільки мають безпосереднє відношення до роботи в застосунку «Мобільний агроном».
Перше знайомство фахівців із технології з програмою відбулося майже два роки тому під час додаткових навчань у міжсезоння. Тоді майбутнього автора курсу Олександра Капелюху, керівника відділу диспетчеризації і виробничої логістики (Служба рослинництва), агрономи засипали питаннями. Не дивно, адже до впровадження цифрової документації обліком нарядів і моніторингом польових робіт займалися диспетчери.
До інтеграції МАГ у агровиробництво ми користувалися іншою системою збору даних. Інформацію з полів дізнавалися у телефонному режимі, через месенджери. Потім описову частину диспетчери вручну вносили в програму. Витрачали найцінніший ресурс – час, а через людський фактор і неправильну інтерпретацію фактів допускали багато помилок. Врахуйте, створення нарядів – передумова виконання усіх технологічних операцій, натомість закриття нарядів передбачає оцінювання якісних результатів роботи. Віднедавна це – одні з ключових показників ефективності або KPI Агрономічної служби, які впливають на матеріальну мотивацію фахівців із технології. Коли до процесу підключено велику кількість людей, то межі відповідальності кожного стираються. Інакшими словами, знайти першоджерело інформації при формуванні управлінської звітності – нереально. Зважаючи на це, наряди завжди були проблемною ділянкою нашої роботи.
Експерт вирішив допомогти колегам адаптуватися до змін. Обдумав формат, визначився з платформою і приступив до роботи. Розуміння процесу дозволило пояснити простими словами важливі технічні моменти. Відео, скріншоти та текстове доповнення уроків – акцентувати увагу на найважливіших етапах. Враховуючи важливі програмні оновлення та розширені функції застосунку, наразі триває активна робота над проєктом дистанційного навчання для агрономів версії 2.0.
Хвиля диджитал-змін накрила підприємства і структурні підрозділи Kernel задовго до того, як гнучкість і адаптивність стали мейнстримом. Ми точно знаємо і відчуваємо всі переваги дистанційного формату навчання. Досягти запланованих результатів вдалося завдяки залученню до процесу Групи дистанційного навчання Kernel на чолі з керівницею Валентиною Грінченко. Внесок у спільну справу фахових колег важко переоцінити. Захоплюємося вашою ідейністю і поспішаємо на Kernel HUB, щоб збагатитися новими знаннями.
Програма ТОІР відображає увесь складський облік основних і допоміжних матеріалів, комплектуючих та інших матеріальних цінностей. Конфігурація містить адміністративний і виробничий напрямки. Це означає, що перед менеджментом відкриваються розширені можливості для аналізу, планування і гнучкого управління ресурсами підприємства, співробітники, задіяні у виробництві, отримують чудовий інструмент для підвищення ефективності, бухгалтерські служби – засіб автоматизованого обліку, що повністю відповідає внутрішнім та зовнішнім нормам і стандартам. А щоб усе працювало, як злагоджений механізм, потрібно було швидко навчити команди користуватися програмою без відриву від основних процесів.