Попри воєнний стан, Kernel продовжує курс на інновації – розвиває сервіси автоматизації та оптимізації процесів. Зокрема з 1 червня у компанії перейшли на новий рівень впровадження системи електронних товарно-транспортних накладних (еТТН) – застосування еТТН в обліку. Вже за перший місяць нового процесу в обліку проведено більш ніж 2 000 електронних накладних. І це лише початок.
Перехід еТТН: досвід Kernel
Загальна кількість накладних за сезон — близько 140 тисяч! Це величезне навантаження на співробітників та витрата додаткових ресурсів і часу. Враховуючи, що обмін інформацією між усіма сторонами процесу вантажних перевезень може бути оптимізовані, ми завжди шукали рішення, щоб це зробити. Одним із кроків у цьому напрямі і стало застосування в бізнес-процесах компанії еТТН.
Впровадження еТТН було поступовим. Ще восени 2020 року Kernel проводив найперші тестування еТТН версії 2. Пізніше з’явилася третя версія еТТН, яка мала стати обов’язковою для використання на державному рівні. Проте через повномасштабне вторгнення перехід на електронні накладні відтермінувався — на сьогодні такої вимоги як обов’язкової немає. Вже на першому етапі ми зрозуміли переваги еТТН, тому у серпні 2023 р. за власною ініціативою продовжили роботу над проєктом.
Неочікувані виклики на шляху до інновацій
Kernel – один із перших на ринку, хто інтегрував еТТН зі своїми системами обліку. Оскільки не було можливості спиратися на досвід інших компаній, кожен крок доводилося продумувати самостійно шляхом проб та помилок, тестувати, покращувати. Не обійшлося без викликів.
Для початку ми інтегрувалися із центральною базою даних (ЦБД) – усі еТТН реєструються в ЦБД, а далі реалізували інтеграцію з усіма обліковими системами та статус підписання автоматично відображаються в наших системах. Тож окремим завданням став випуск КЕП для вагарів на елеваторах, заводах та терміналах та навчання ним користуватися.
Справжнім викликом стало залучення до переходу на еТТН водіїв, адже вони не є співробітниками Kernel і потребують додаткової уваги як для інтеграції до процесів, так і для навчання. Після довгих пошуків рішення, адаптованого саме для водіїв вантажівок, найкращий варіант запропонував наш партнер – платформа «Документ.Онлайн». Їхня команда розробила мобільний застосунок з урахуванням всіх особливостей роботи “в польових умовах” – простота інтерфейсу, робота при неякісному освітленні, з нестабільним інтернетом тощо.
Реалізувати проєкт, який поєднує таку велику кількість різних систем, – це челлендж. Нам потрібно було забезпечити стабільну роботу всіх ланцюжків процесі, щоб не заблокувати діяльність підприємства. Якщо не спрацює хоча б одна точка інтеграції, зупиниться все – відправлення, перевезення та одержання вантажів. Крім того, через одночасне підписання великої кількості накладних потрібно було розробити рішення, яке витримає таке навантаження та буде здатне автоматично запустити зупинені процеси в максимально короткий час.
Інший бік — програма мала бути інтуїтивно зрозумілою для користувачів з мінімальними навичками користування смартфоном. Багатьом водіям було дуже складно на самому початку опанувати підписання електронним підписами. Ми підготували для них інструкції, як у текстовому форматі, так і відеороліки. Крім того, організували підтримку водіїв в телефонному режимі та створили спеціальний канал в телеграм, куди вони можуть повідомити про проблему й отримати допомогу. Ми ініціювали зміни в мобільному застосунку, спираючись на зворотний зв’язок від водіїв, щоб зробити його максимально простим у користуванні та інтуїтивно зручним
Однією із важливих складових запиту Kernel щодо застосунку були простота і зручність у користуванні. Адже перехід на еТТН – це не лише технічно складний процес, а ще й сповнений викликів людського фактору. Учасники інтеграції часто мають внутрішній опір до інновацій та не дуже обізнані у користуванні цифровими сервісами. Щоб максимально полегшити роботу водіям, ми реалізували у додатку реєстрацію користувача через номеру телефону (в інших сервісах доступна опція тільки через email, якого більшість водіїв не мають) і забезпечили підтримку роботи з декількома хмарними КЕП. Простий інтерфейс адаптований для людей, які не мають досвіду роботи з ПК. Усе це допомогло залучити вже понад 600 водіїв для проєкту впровадження еТТН та кожного дня долучаються нові водії
Тож навіть коли ми вже мали застосунок, залишалося відкритим питання КЕП для водіїв. Першою спробою був «Дія.Підпис» — це безплатний варіант, з можливістю прив’язати його до застосунку та отримати онлайн. Але на практиці користуватися ним було вкрай важко — водії не завжди мали доступ до якісного інтернету, вночі не могли пройти Face ID. Виникла потреба шукати зручніший інструмент. Тож ми інтегрувалися з ПриватБанком для отримання КЕП, і прив’язали підпис у мобільному застосунку. Ще один варіант — підпис від DepositSign, мінусом якого була необхідність приїжджати до офісу. Зараз триває робота над можливістю отримати підпис DepositSign, пройшовши фізичну ідентифікацію через додаток «Дія».
Досягнення та плани на майбутнє
За перший місяць впровадження підписали близько 2000 електронних накладних. Триває процес залучення та навчання більшої кількості водіїв. Впроваджено телеграм-бот для швидкого та зручного з’єднання зі службою підтримки. Серед найближчих планів – до кінця літа плануємо приєднати до системи всі заводи та елеватори компанії та перейти до наступного процесу – перехід на еТТН перевезень зерна з поля на елеватор.
Раніше паперові ТТН проходили декілька етапів перевірки, і тільки після цього ми розраховувалися з перевізником. Нам передавали цілі ящики паперів, які треба було переглядати та зберігати. Кожна перевірка займала 20–30 хвилин. Але зараз, коли ТТН електронні, ми автоматично отримуємо посилання та підтвердження, що накладна підписана. Це займає лічені хвилини.
Але найбільша користь від переходу на еТТН — ми поступово змінюємо ринок. Чим більше буде електронних накладних, тим швидше та легше буде облік, тим кращою, безпечнішою та прозорішою буде бухгалтерія. Перехід на еТТН — це робота на перспективу для гарантування безпеки господарських операцій. Наступним кроком будуть елеватори, порти та перевезення зі сторонніх складів.
Будь-який новий процес — це важко. Але серед наших партнерів багато тих, хто йде в ногу із часом та доєднується до нових процесів у Kernel та в країні. Деякі перевізники ще у 2021 році відгукнулися на зміни та почали отримувати ключі для електронних підписів водіїв, підтримували цей проєкт, розуміли, що із часом електронна ТТН стане обов’язковою. Зі свого боку найбільше зусиль нам довелося витратити на навчання водіїв та перевірку коректності їх роботи з еТТН. У пілотному проекті, на перших місяцях (січень-лютий), брали участь приблизно 50 водіїв. Ближче до червня їх було вже 250 людей. А в червні вже 95–98 % водіїв на цьому ланцюгу підписували виключно електронні ТТН. На сьогодні всі водії власного автопарку ТОВ “АТП-2004” мають КЕП, а також приблизно 25% водіїв наших партнерів-перевізників також отримали КЕП.
Завдяки переходу на еТТН ми помітили, що на 50% зменшився час на видачу супровідних документів на точках відвантаження, а також значно пришвидшився процес розрахунку з перевізниками: ми не чекаємо 5–7 днів на паперову накладну, не витрачаємо час на перевірку та виправлення. Усе автоматизовано, можливість помилки мінімальна. Крім того, ми навчаємо наших партнерів — перевізників та водіїв — працювати з електронними накладними. І вони вже будуть готові, коли перехід на еТТН стане обов’язковим. Доки інші думатимуть, як це зробити, наші перевізники вже матимуть досвід, їхня цінність на ринку зростає.
Попри те, що зараз перехід на еТТН не обов’язковий, Міністерство інфраструктури закликає бізнес доєднуватися до програми. Це дуже довгий і складний процес — інтегрувати еТТН з усіма системами, які вже налагоджені в компаніях та успішно працюють із паперовими накладними. Тож пишаймося, що наша команда Kernel розпочала цей проєкт та успішно втілила перший етап. Далі – більше!
Ми розуміємо, що майбутнє за електронними документами, що бізнес тільки виграє від таких трансформацій. Але такий складний процес вимагає змін від всіх сторін – учасників еТТН, зокрема від представників, відповідальних за здійснення господарських операцій на кожному етапі перевезення. У них мають бути кваліфікований електронний підпис (КЕП), інші процеси, інші контролі, зміни у бухгалтерському обліку тощо. Ми взяли на себе відповідальність допомогти нашим партнерам: навчаємо, роз’яснюємо, заохочуємо, щоб разом змінювати ринок.